Slim samenwerken via minimale structuren

Teaming, de nieuwe realiteit van samenwerken (longread)

We zien het regelmatig in de praktijk: mensen die geleefd worden door samenwerking. Ze gaan van meeting naar meeting en besteden tussendoor enorm veel tijd aan het schrijven en beantwoorden van e-mails. 85% van onze tijd gaat op deze manier op aan samenwerken. Hoe kun je hier slim mee omgaan en voorkomen dat samenwerking je tijd kaapt? We kijken naar positieve uitzonderingen die dit slim aanpakken en kijken ook hoe dit in de natuur wordt aangepakt.

Patrick Davidson en Hans van der Loo 

Uit de landschapsarchitectuur komt een interessant onderzoek naar de rol van kaders. Twee groepen kinderen van gelijke grootte en samenstelling werden losgelaten om te spelen op een schoolplein. Het enige verschil: het ene schoolplein was omheind en het andere niet. Omdat er open velden rond het laatstgenoemde schoolplein lagen, hadden de kinderen daar meer speelruimte om spannende avonturen te beleven. Toch gebeurde dat niet. De kinderen op het open speelplein benutten hun ruimte niet, maar bleven dicht tegen elkaar aan geklit in de buurt van het schoolgebouw staan. Terwijl de kinderen op het omheinde schoolplein alle ruimte innamen.

De moraal? Mensen hebben kaders nodig. Grenzen. Structuren. Het is net als met een lichaam. Met alleen losse onderdelen functioneert het niet. 

Structuur als obstakel

In veel kringen is structuur tegenwoordig een wat vies woord geworden met een negatieve bijklank. Structuren worden gezien als onnodige beperking. Als belemmerende factoren die de realisatie van slagvaardig samenspel in de weg staan. Die gedachte komt uiteraard niet uit de lucht vallen.

In ons werk gaan we gebukt onder loodzware en dikwijls onnodige structuren. Ongetwijfeld ooit met de beste bedoelingen bedacht, maar niet meer van deze tijd. Het ontwerpen van organisaties als stabiele piramides met hiërarchische managementlagen, harkenstructuren en bureaucratische controle was ooit de oplossing om acute problemen bij de massaproductie op te lossen. Maar in een tijd van maatwerk, flexibiliteit en versnelling werken ze niet meer.

 “Structuur is tegenwoordig een wat vies woord geworden met een negatieve bijklank”

Bestaande structuren zijn een obstakel geworden dat samenwerking in de weg staat. De noodzaak om zelf initiatief te nemen, te experimenteren en te improviseren, wordt tegengewerkt door het oerwoud aan regels, procedures en hiërarchische machtsverhoudingen.

Bestaande structuren staan het tot stand komen van dynamische verbindingen in de weg. Ze leiden ertoe dat nog steeds maar al te vaak alleen binnen en niet tussen teams wordt samengewerkt. Ze houden de hardnekkige gewoonte in stand om de eigen boontjes te doppen. Prikkels die erop gericht zijn de eigen teamdoelstellingen te halen, vormen vaak een belemmering om er samen de schouders onder te zetten.

Ook de overdracht van kennis wordt gedwarsboomd door bestaande structuren. De fragmentatie zorgt ervoor dat de uitwisseling van kennis en informatie vertraagt, zo niet blokkeert.

De piramidale structuur waarin traditionele organisaties zijn gegoten, leidt bovendien automatisch tot een opwaartse blik. Iedereen kijkt naar de top. Staat de leiding er niet achter, dan gebeurt er niets. 

(Artikel gaat verder onder de Teaming video)

Bureaucratie bestrijden

Als er iemand de afgelopen decennia fel van leer is getrokken tegen trage, logge en bureaucratische organisaties, dan is het wel Gary Hamel. Hij is professor aan de London Business School, managementgoeroe die het ene na het andere spraakmakende boek schreef en anti-bureaucratisch activist. In driedelig pak, dat wel.

Versimpeling leidt tot versnelling

Herinner je je nog uit de case van Red Bull (zie deel 2 in deze serie) dat ze daar continu bezig zijn met de bestrijding van bureaucratische tendensen met hulp van de Bureaucracy Mass Index? Dat instrument is ooit bedacht door diezelfde Hamel. Zijn uitgangspunt is kraakhelder: minimaliseer je structuur en zorg dat er een stimulerende werking vanuit gaan. Versimpeling leidt namelijk tot versnelling. En die hebben we tegenwoordig hard nodig. Kortom……:

• Weg met alle overgewicht in de vorm van onnodige mana­gers en coördinatoren.
• Stop met zinloze vergaderingen.
• Weg met politieke spelletjes.

Kortom, afslanken en versimpelen. Less is more.

Stop met zinloze vergaderingen

De hang naar minimale structuren (leren van de natuur)

Versimpeling speelt ook een grote rol in teaming en de daarop aangepaste structuren. Vraag je allereerst af in hoeverre een structuur stimuleer en aanzet tot slagvaardig samenspel. Structuren mogen ons niet belemmeren, maar moeten juist aanmoedigen om eigen initiatief te ne­men. Om nieuwe verbindingen te creëren. En om naar continue verbeteringen te streven.

Hoe kun je soepel schakelend met elkaar samenwerken? Wat zijn slimme manieren van samenspel? Bij het beantwoorden van die vragen is de natuur een inspirerend voorbeeld, zo kun je lezen in ons boek Teaming.

1. Mierenkolonies

Deze communiceren met elkaar door het uitwisselen van signaalmoleculen (feromonen). Ook hanteren ze verrassende organisatiewijzen om de omgeving van hun nest te verkennen. Eerst gaan ‘verkenners’ op pad. Die scannen de omgeving door schijnbaar chaotische routes te volgen. Heeft een van hen voedsel gevonden, dan wordt dat meegenomen en sturen ze signalen naar andere mieren. Die gaan vervolgens ook op pad en kiezen daarbij verschillende routes naar de voedselbron en terug naar het nest. Totdat de meest optimale weg is gevonden.

2. Spreeuwen

Een ander voorbeeld van zelforganiserend vermogen in de natuur: een zwerm spreeuwen. Als je daarmee wordt geconfronteerd, heb je je vast wel eens afgevraagd hoe het kan dat die spreeuwen nooit botsen. Dat komt doordat ze zich aan een aantal simpele regels houden. Ze vliegen in dezelfde richting (ze hebben dus geen last van ‘spookvliegers’) en gaan even snel (dat scheelt ook, dan kun je niet van achteren aangevlogen worden).

Bovendien houden ze steevast maximaal zeven andere vogels in de gaten en zorgen ervoor dat ze niet met hen botsen. Als een paar spreeuwen van koers veranderen, dan verspreidt de beweging zich door de hele wolk, doordat iedere vogel zich razendsnel aanpast aan de zeven buren. En dat alles dus aan de hand van drie simpele regels:

• een regel voor richting
• eentje voor een gelijk ritme
• een regel voor onderlinge afstand en afstemming.

3. Vissen

Bij een school vissen werkt het net zo. Daar is het aantal regels zelfs nóg kleiner. Het zijn er namelijk twee:

• volg de vis voor je
• zwem even hard als de vis naast je.

 Volg de vis voor je en zwem even hard als de vis naast je

De natuur leert ons de kunst van het weglaten. Om te overleven, moet je niet alleen samenwerken, maar liefst ook nog eens op een zo simpel mogelijke manier.

Je komt dit ook wel tegen in bedrijven. Binnen Starbucks bestaat vanouds een regel die zegt dat je pas aan nieuwe dingen mag beginnen wanneer het oude wordt gestopt. ‘Plug out, before you plug in’ noemen ze dat. Als bij een stekkerdoos: eerst een apparaat eruit voor je een nieuw apparaat aansluit.

De natuur leert ons de kunst van het weglaten

Twee routes die je kunt combineren: start en stop

Je zult inmiddels tijdens het lezen een of meerdere momenten van herkenning hebben gekend. Maar hoe zet je de eerste stap?, denk je wellicht. Laten we twee routes onderscheiden. Dan heb je meer opties om een eerste stap te zetten om zelf stimulerende structuren te ontwikkelen.

Route 1: Stop, bedenk waar je mee gaat stoppen

Kijk eerst eens waar je mee kunt stoppen. Dat kan een energievretende meeting zijn (wat gebeurt er als je die een keer over slaat? Worden doelen dan niet gehaald?). Of een rapportage die je veel tijd kost maar die mogelijk helemaal niet echt gelezen wordt (check maar even door hem een keer niet te versturen. Wordt ernaar gevraagd?). Mocht je nog niet hebben nagedacht over een goed voornemen voor 2023, dan is dit je kans.

Vind je bovenstaande spannend? Doe het niet alleen. Organiseer met je team een dag of week waarin je met elkaar gericht gaat kijken waar je mee kunt stoppen. Google op Bureaucracy Busters of pak de gelijknamige werkvorm uit het boek Teaming erbij.

Neem het ontwerp van je overleggen eens onder de loep. Zorg altijd voor een goede check-in zodat je weet hoe het met de teamleden gaat. Dat kun je veel slimmer doen dan met het gangbare (en verplichte) rondje langs de deelnemers. Vervang het rondje door een energieke werkvorm als 1-2-4-all(zie hier voor meer info).

Stop met de standaardneiging om een overleg te plannen. Kijk heel goed welk werk je samen slimmer uitvoert door bijvoorbeeld asynchrone communicatie. Dan werk je dus niet tegelijkertijd maar aansluitend op elkaar aan een gezamenlijk doel. Wij stimuleren teams om elkaar met voice-appjes (zie figuur 1) te informeren over voortgang en vervolgstappen.

Zo kan ieder teamlid op een zelfgekozen (en afgestemd) moment werk maken van zijn bijdrage aan het teamdoel. Luister via deze link naar het interview bij BNR Nieuwsradio waarin Patrick vertelt hoe je dit in de praktijk toepast.

Tot slot nog een winstwaarschuwing: de kunst van het stoppen is onderschat. Het is lastiger dan je zou denken. Logisch want we vinden we vaak leuker om iets nieuws te starten dan iets af te ronden (zie verder bij de reflectievragen). Dus zet even door.

Route 2 Start, (vol overtuiging) een initiatief.

Een initiatief waarmee je een probleem oplost of een uitdaging aanpakt. En doe dat vanuit de gedachte ‘less is more’. Zorg eerst voor beweging, daarna voor structuur. Houd het simpel. De eerste 15% kun je op eigen kracht bereiken. Daarna heb je anderen nodig. Denk aan de inzichten uit de natuur.

 Zorg eerst voor beweging, daarna voor structuur.

Hoe je dat doet? In het boek beschrijven we het krachtige format van de Dragons’ Den. Bied elke medewerker de kans om een goed idee te mogen pitchen. Die autonomie helpt mensen om te floreren, zo weten we dankzij Deci & Ryan. Bij goedkeuring door de jury (wij raden altijd een mix aan van energieke mensen uit leiding en van de werkvloer) mogen ze het bovendien uitvoeren. Zelf. Met hulplijnen die eraan willen meewerken. Vandaar de pitches, daarmee kun je mensen bewegen om bij te dragen. Bij een goed uitgevoerde Dragons’ Den ontstaan als bijvangst informele netwerken waardoor mensen zich als water door de organisatie begeven. En als het goed is heb je dan nog maar weinig overleggen in je agenda waar je niet voor gekozen hebt…..

Reflectievragen (Stimulerende structuren) 

1. Wat zijn de stimulerende structuren binnen jouw team(s) op dit moment?

• Denk eens na: wat zijn de minimale regels en kaders?
• Hoe helpen deze jou en je teamleden om te floreren?

2. Breng je weekritme in kaart om te zien of het je echt stimuleert om gericht te werken aan je teamdoelen

• Naar welk overleg kijk je echt naar uit? Hoe komt dat? Vul figuur 1 in en creëer dit inzicht voor jezelf.
• Welk overleg zou je zonder problemen kunnen schrappen? Hoe komt dat? Vul figuur 2 in.
• Zit er een logisch ritme in je wekelijkse overleggen?
• Je kunt deze vragen ook beantwoorden vanuit het doel: wiens deelname aan de eerstvolgende sessie is echt cruciaal? Zo maak je samenwerken lichter. Pak de Teamscan uit de tweede blog er nog eens bij.

3. Stop: wat nu als je het niet meer zou doen?

• Wanneer ben je voor het laatst gestopt met iets op je werk? Denk aan je deelname aan een overleg, een contract/project/klant of een proces.
• Hoe ben je gestopt? Wat was de eerste stap? Wat was het effect?
• Verder lezen over “De Kunst van het Stoppen?” Lees hier.

 

4. Start: stel iemand in je organisatie heeft een idee waarmee hij/zij het werk beter en leuker kan uitvoeren….

• Waar kan deze persoon zich dan melden?
• Wat gebeurt er met het idee?
• Is er weleens een Dragons’ Den of iets soortgelijks georganiseerd in jouw organisatie? Wat leverde dat op? Zou je dat opnieuw willen meemaken? 

Over deze serie

Dit was deel 3 uit een nieuwe serie artikelen voor Management Impact rondom het onderwerp teaming onder redactie van Eduard van Brakel. De komende tijd delen we de belangrijkste lessen en enkele praktische tips en werkvormen uit het nieuwe boek Teaming, de nieuwe realiteit van samenwerken van auteurs  Hans van der Loo en Patrick Davidson. Je leert daarbij over een nieuwe vaardigheid, teaming, een nieuw soort team: het pop-up team, inspirerende praktijkvoorbeelden uit onder meer onderwijs, zorg, bedrijfsleven en topsport. En natuurlijk bespreken we enkele van onze favoriete werkvormen waarmee je zelf energiek aan de slag kunt met teaming.

 

Patrick Davidson

Patrick Davidson helpt teams en organisaties om de toekomst naar voren te halen. Hij schrijft, begeleidt en adviseert over teaming, innovatie en visie. Dat doet hij vanuit betterday, een vernieuwend adviesbureau. Gefascineerd door mensen en teams die zichzelf overtreffen, schreef Davidson samen met Hans van der Loo vier boeken. De meest recente titel van het duo is ‘Teaming: de nieuwe realiteit van samenwerken’. Hun boek over Elon Musk – Musk Mania – verscheen in 8 talen in meer dan 30 landen.

Hans van der Loo

Hans van der Loo richt zich op zelfmotivatie en psychologische veiligheid in teams. Hij is onderzoeker, facilitator en auteur van meerdere bestsellers, zoals de in 2020 verschenen titels ‘Psychologische veiligheid: Zo vorm je vrijmoedige teams‘ en ‘Veldgids Psychologische veiligheid: Werkvormen, voorbeelden en tools om samen onbevreesd te presteren‘. Zijn nieuwste boek ‘Teaming: de nieuwe realiteit van samenwerken‘ schreef hij samen met Patrick Davidson. Hun eerdere boek over Elon Musk – Musk Mania – verscheen in 8 talen in meer dan 30 landen.